Bài giảng Quản trị học: Chương 5 - Đỗ Văn Thắng
Bài giảng Quản trị học: Chương 5 Chức năng tổ chức cung cấp cho người học những kiến thức như: Vai trò của tổ chức; Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức; Xây dựng cơ cấu tổ chức; Các nguyên tác cơ bản của cơ cấu tổ chức; Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức; Các quan điểm thiết kế tổ c... » Xem thêm
Tóm tắt nội dung tài liệu
- Chương 5: Chức năng tổ chức
5.1.Về khái niệm: Tổ chức là một trong những
chức năng của quản trị, nếu không tổ chức tốt
thì mọi công tác hoạch định, chiến lược, kế
hoạch, giải pháp đều vô nghĩa; bởi:
Tổ chức là: những hoạt động thành lập, phân
tách, hợp nhất, phân cấp, phân quyền, giao
nhiệm vụ cho những đơn vị, bộ phận, cá nhân
trong cơ quan, đơn vị.
Hoạt động tổ chức gồm 3 lĩnh vực liên quan
chặt chẽ với nhau, là:
- Tổ chức bộ máy;
- Tổ chức công việc;
- Tổ chức nhân sự. 65
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- 5.2. Vai trò của tổ chức
Tổ chức luôn đóng vai trò trọng yếu trong
quản trị, vai trò của tố chức thể hiện những
điểm sau:
Đảm bảo mục tiêu và kế hoạch được triển
khai vào thực tế;
Nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc,
giảm thiểu sai sót trong thực hiện nhiệm vụ;
Tạo sự gắn kết của hệ thống trong thực hiện
các mục tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ và những
tác nghiệp cụ thể;
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị;
Tạo cơ chế vận hành hoạt động của đơn vị.
66
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- 5.3. Những vấn đề khoa học trong
công tác tổ chức
Khi thực hiện các chức năng tổ chức, nhà quản
trị cần dựa vào những vấn đề khoa họa:
Xác định tầm hạn kiểm soát: Chỉ số lượng bộ
phận hay nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có
thể điều khiển, tầm hạn phải phù hợp với năng
lực quản trị.
Xác định quyền hành trong quản trị: Là xác
định năng lực cho phép tổ chức, nhà quản trị yêu
cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của
mình, quyền hành là nguồn gốc, là công cụ quan
trọng.
Phân cấp, phân quyền để tạo thành hệ thống
gắn kết trong quản trị.
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
67
- 5.4. Xây dựng cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các khâu, các
bộ phận khác nhau được phân công và có
những trách nhiệm, quyền hạn cụ thể, có mối
liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo
theo các cấp quản trị nhằm thực hiện chức
quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức hoàn thiện, phù hợp thì công
việc quản trị hiệu quả và đảm bảo việc thực
hiệu mục tiêu tốt. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức
cồng kềnh, nhiều tầng lớp trung gian, thiết kế
nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi không tương
ứng, phù hợp dẫn đến hoạt động thiếu hiệu quả,
thậm chí gây xung đột. 68
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Những yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức
Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần dựa trên:
Mục tiêu và chiến lược phát triển;
Căn cứ vào qui mô và đặc điểm hoạt động;
Tính toán tác động môi trường vi và vĩ mô;
Phải phù hợp với công nghệ áp dụng;
Phải dự trên các nguồn lực, đặc biệt là
nguồn nhân lực và tài chính của tổ chức;
Phải tuân thủ nghiêm túc các tiến trình chức
năng của tổ chức, như: phân tích công việc,
phân chia công việc, quy trình hoạt động,
thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, cá
nhân thành một
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
thể thống nhất. 69
- 5.5. Các nguyên tác cơ bản của cơ cấu tổ chức
Nguyên tắc cơ cấu tổ chức gắn mục tiêu;
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy (mỗi thành viên
chỉ nhận mệnh lệnh và báo cáo cho nhà quản trị
trực tiếp);
Nguyên tắc đảm bảo hiệu quả (bộ máy xây
dựng gọn nhẹ, tiết kiệm mọi nguồn lực, nhưng
thực hiện mục tiêu tốt nhất);
Nguyên tắc cân đối (cân đối giữa trách nhiệm,
quyền hạn, quyền lợi, giữa các bộ phận, các cá
nhân);
Nguyên tắc linh hoạt (ứng phó mọi thay đổi);
Nguyên tắc an toàn và tin cậy.
70
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- 6.6. Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức
Xác định số lượng các bộ phận, phân hệ phải
phù hợp với thực tế và đảm bảo yêu cầu hoạt
động, khả năng thích nghi;
Xác định rõ ràng phạm vi, trách nhiệm và
quyền hạn các bộ phận, phân hệ, tránh chồng
chéo trong thông tin và giải quyết công việc;
Mỗi bộ phận, mỗi phân hệ đảm bảo nhận một
hay một số nhiệm vụ, không để tình trạng một
nhiệm vụ do nhiều bộ phận giải quyết;
Xác định chính xác luồng thông tin dọc và
ngang trong tổ chức, đảm bảo sự phối hợp, nhịp
nhàng cân đối giữa các cá nhân, bộ phân.
71
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- 5.7. Các quan điểm thiết kế tổ chức
Hiện nay tồn tại 2 quan điểm thiết kế tổ chức là
quan điểm cổ điển (mô hình cơ giới) và quan
điểm hiện đại (quan điểm hữu cơ).
Quan điểm cổ điển chú trọng tính chính thức và
hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng, hoạt động
dựa vào thông tin chính thức. Còn quan điểm
hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải
quyết tình huống; chú trọng phân quyền và phi
tập trung hóa, nên linh động. Tuy nhiên, các
quan điểm đều thực hiện phân chia theo các
cách: Theo tầm hạn quản trị, phân chia theo thời
gian, phân chia theo chức năng, phân chia theo
địa lý, phân chia theo sản phẩm… 72
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- 5.8. Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức
Thường thiết kế cơ cấu tổ chức theo 3 giai đoạn:
Giai đoạn phân tích: Đây giai đoạn quan trọng
quyết định chất lượng tổ chức. Giai đoạn này
phân tích, tổng hợp các mối liên hệ mục tiêu và
mô hình đáp ứng, từ đó là rõ nhiệm vụ, giới hạn
công việc xác định cơ cấu tổ chức, thẩm quyền.
Giai đoạn thiết kế: Là chi tiết hóa các phân
tích và tính toán các thông số cần thiết cho các
bộ phận; xây dựng qui chế, nguyên tắc, quy tắc
hoạt động, phân công, phân quyền, định biên.
Giai đoạn xây dựng: Là giai đoạn chính thức
ban hành mô hình, bổ nhiệm các chức vụ quản
lý, tiến
Tác giả:hành phân công nhiệm vụ.
Đỗ Văn Thắng,
73
- 5.9. Các mô hình cơ cấu tổ chức
Có một số mô hình tổ chức cơ bản, như:
74
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến
Mô hình trực tuyến yêu cầu mỗi cấp chỉ có 1
thủ trưởng, cơ cấu thiết lập theo chiều dọc.
Ưu điểm:
- Tuân thủ nguyên tắc 1 thủ trưởng,
- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ,
- Trách nhiệm rõ ràng.
Nhược điểm:
- Không chuyên môn hóa, nhà quản trị phải có
kiến thức toàn diện,
- Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ,
- Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng, chuyên
quyền, độc đoán.
75
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
76
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
Mô hình sử dụng các bộ phận được chuyên môn
hóa theo chức năng gọi là phòng, ban, người
lãnh đạo thông qua đó để điều hành.
Ưu điểm:
Cơ cấu sử dụng được chuyên gia giỏi,
Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức
toàn diện,
Dễ đào tạo và tìm nhà quản trị.
Nhược điểm:
Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng,
Chế độ trách nhiệm không rõ ràng, dễ đổ thừa,
Phối hợp lãnh đạo và phòng ban khó khăn.
77
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng
78
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng
Đây là kiểu mô hình kết hợp trực tuyến và chức
năng
Ưu điểm:
Có những ưu điểm của mô hình trực tuyến và
chức năng,
Tạo điều kiện nhà quản trị trẻ,
Phát huy khả năng nhân sự tổ chức.
Nhược điểm:
Nhiều tranh luận xảy ra,
Hạn chế kiến thức chuyên môn,
Dễ xảy ra xung đột dọc (trực tuyến) với chức
năng. 79
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận
80
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận
Tổ chức chia theo ma trận (dự án, đề án), cho
phép thực hiện một lúc nhiều nhiệm vụ, mỗi
thành viên gắn với 1 đề án cụ thể
Ưu điểm:
Linh động, ít tốn kém, tinh gọn bộ máy,
Sử dụng các nguồn lực hiệu quả,
Việc thành lập, giải thể dễ dàng.
Nhược điểm:
Dễ xảy ra tranh chấp giữa người lãnh đạo và
các bộ phận,
Cơ cấu đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm ảnh
hưởng lớn,
Yêu cầu nhà quản trị có trình độ cao.
81
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- 5.10. Sự phân quyền tổ chức
Khái niệm quyền lực: Quyền lực trong tổ chức là
mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một
người thông qua việc trao cho họ quyền ra các
quyết định hay đưa ra mệnh lệnh, chỉ thị. Quyền
lực tạo ra từ vị trí, cấp độ của nhà quản trị.
Khái niệm phân quyền: Là phân tán các quyền ra
quyết định cho những bộ phận, người quản trị
khác nhau. Trong tổ chức bao giờ cũng có sự phân
quyền, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt
đối.
Mức độ phân quyền phụ thuộc: Số lượng các
quyết định, mô hình cơ cấu tổ chức, phong cách
và nghệ thuật của nhà quản trị…
82
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- 5.11. Ủy quyền
Khái niệm: Ủy quyền là việc tạo cho người
khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện
một hoặc một số nhiệm vụ nhất định.
Nhà quản trị dù tài giỏi đến đâu cũng không
thể tự làm được mọi việc; mặt khác cơ cấu tổ
chức nào cũng tạo thành một hệ thống phân
chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để thực
hiện mục tiêu của tổ chức, nên việc ủy quyền là
tất yếu. Tuy nhiên, mức độ ủy quyền và cách
thức ủy quyền có khác nhau tùy thuộc vào cơ
cấu tổ chức, năng lực, phong cách, nghệ thuật
của nhà quản trị. 83
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
- Quá trình ủy quyền
Xác định kết quả mong muốn,
Giao nhiệm vụ,
Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ,
Kiểm soát, theo dõi.
Trong thực tế các bước tiến hành ủy quyền
không tách rời nhau. Việc ủy quyền có thể
cụ thể bằng văn bản, cũng có thể bằng
miệng; nhưng phải rõ ràng, cụ thể. Trừ
những trường hợp đặc biệt, khẩn cấp, còn lại
việc ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản.
84
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,